Política de Tratamiento de
Datos Personales — SigaWeb

Última actualización: 3 de agosto de 2026

1. Responsable del Tratamiento

SigaWeb SAS, identificada con NIT 900.488.414-5, con domicilio en Carrera 4 No. 2-05, Ibagué, Tolima, Colombia. Datos de contacto: info@sigaweb.com.co, teléfonos 300-211-9421 / 317-458-4049.

SigaWeb es una plataforma de gestión académica y administrativa contratada por instituciones educativas oficiales y privadas, utilizada por directivos, docentes, padres de familia/acudientes y estudiantes de dichas instituciones.

2. Datos Personales Recolectados

Según el rol del titular dentro de la comunidad educativa, SigaWeb recolecta y trata las siguientes categorías de datos:

  • Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad.
  • Datos de contacto: dirección de correo electrónico, número(s) de teléfono/celular, dirección de residencia.
  • Datos académicos: calificaciones, asistencia, retardos, observaciones y seguimiento académico y disciplinario, indicadores de desempeño, boletines.
  • Fotografías: imagen fotográfica del estudiante y/o docente, cuando la institución la registra para fines de identificación (carnés, control de asistencia, etc.).
  • Datos técnicos y de dispositivo: dirección IP, identificadores de sesión, y token de notificaciones push del dispositivo (cuando el usuario instala la aplicación y acepta recibir notificaciones).
  • Datos derivados del envío de comunicaciones: confirmaciones de entrega de mensajes SMS, WhatsApp y correo electrónico enviados por la plataforma.

No se recolectan datos sensibles distintos a los estrictamente necesarios para la prestación del servicio educativo, y en ningún caso se recolectan datos financieros o de salud a través de la aplicación.

3. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales serán tratados para:

  1. Prestar el servicio de gestión académica, administrativa y de seguimiento escolar contratado por la institución educativa.
  2. Enviar notificaciones, alertas académicas, circulares, reportes y comunicados institucionales por correo electrónico, SMS, WhatsApp y notificaciones push dentro de la aplicación móvil/web.
  3. Brindar soporte técnico a los usuarios de la plataforma.
  4. Dar cumplimiento a obligaciones legales aplicables al sector educativo (reportes ante entidades gubernamentales, SIMAT, etc.).
  5. Realizar auditorías internas y externas de calidad del servicio, bajo condiciones de confidencialidad.

4. Terceros que Participan en el Tratamiento

Para prestar el servicio, SigaWeb utiliza los siguientes proveedores tecnológicos, quienes actúan como encargados del tratamiento bajo acuerdos de confidencialidad:

  • Google Firebase / Google Cloud (Google LLC): infraestructura de autenticación y envío de notificaciones push. Este proveedor puede procesar y almacenar datos en servidores ubicados fuera de Colombia.
  • Háblame: proveedor de envío y confirmación de entrega de mensajes SMS.
  • WhatsApp Business (Meta Platforms, Inc.): envío de comunicados institucionales por WhatsApp de forma unidireccional.
  • Proveedor de hosting/infraestructura donde se aloja la plataforma SigaWeb.

SigaWeb no vende ni comercializa datos personales con terceros. La información solo se comparte con las entidades mencionadas en la medida estrictamente necesaria para prestar el servicio, y con autoridades judiciales o administrativas cuando exista requerimiento legal.

5. Transferencia Internacional de Datos

Algunos de los proveedores mencionados en el numeral 4 (en particular Google Firebase y Meta/WhatsApp) pueden almacenar o procesar datos personales en servidores ubicados fuera del territorio colombiano. Estas transferencias internacionales se realizan dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y bajo garantías contractuales de protección de datos equivalentes a las exigidas por la normativa colombiana.

6. Tratamiento de Datos de Menores de Edad

Gran parte de los titulares de la información tratada por SigaWeb son estudiantes menores de edad. En consecuencia:

  • El tratamiento de datos de menores se realiza siempre respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, en el marco de la relación contractual entre SigaWeb y la institución educativa, y bajo la autorización previa otorgada por dicha institución en representación de los padres o acudientes, conforme al Código de la Infancia y la Adolescencia y la Ley 1581 de 2012.
  • Los padres, madres o acudientes pueden ejercer en cualquier momento los derechos descritos en el numeral 7 en representación del menor.
  • La aplicación no está dirigida a niños que actúen de forma autónoma e independiente de una institución educativa; su uso por parte de menores siempre ocurre dentro del contexto escolar y bajo la administración de la institución contratante.

7. Derechos de los Titulares (Habeas Data)

Todo titular de datos personales tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
  • Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales tratados.

8. Procedimiento para Ejercer los Derechos / Solicitar Eliminación de Datos

Las solicitudes de acceso, rectificación, supresión o revocación de autorización pueden presentarse:

  • Por correo electrónico a info@sigaweb.com.co, indicando el nombre completo, tipo y número de documento del titular, y la institución educativa a la que pertenece.
  • A través del canal de soporte disponible dentro de la aplicación SigaWeb.

SigaWeb dará respuesta a la solicitud dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 (15 días hábiles para consultas, 10 días hábiles para reclamos).

9. Seguridad de la Información

SigaWeb implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, uso fraudulento o divulgación indebida.

10. Vigencia y Modificaciones

Esta política rige a partir de su fecha de publicación y permanecerá vigente mientras se preste el servicio y existan datos personales objeto de tratamiento. SigaWeb podrá modificar esta política en cualquier momento; los cambios sustanciales serán informados a través de este mismo sitio web, indicando la fecha de la última actualización.

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